Suatu organisasi atau lembaga dalam menerapkan Sistem Manajemen Mutu di suatu lembaga pendidikan / sekolah, langkah pertama yang harus ditetapkan dan dirumuskan adalah sasaran mutu yang ingin dicapai, setelah itu maka top manajemen / pimpinan / kepala sekolah menetapkan kebijakan mutu yang nantunya digunakan sebagai acuan setiap personil dalam menjalankan tugas sesuai dengan tupoksinya masing-masing.
Dalam menyusun sasaran mutu maupun kebijakan mutu, seorang pimpinan/kepala kepala sekolah beserta stafnya harus memperhatikan beberapa aspek penting antara lain :
1. Kebijakan Pemerintah
Seorang pimpinan/top manajemen dalam menyusun sasaran mutu dan kebijakan mutu pada suatu lembaga/organisasi harus selaras dan tidak boleh bertentangan dengan kebijakan pemerintah dalam hal ini Departemen Pendidikan Nasional, Dinas Pendidikan Propinsi dan Dinas Pendidikan Pemuda dan Olahraga Kabupaten yang berupa peraturan perundang-undangan yang berlaku, rencana strategisnya dan semua program yang telah digulirkannya.
2. Visi dan Misi Sekolah
Dalam menyusun sasaran dan kebijakan mutu seorang pimpinan/kepala sekolah bersama – sama stafnya harus senantiasa mengacu pada visi dan misi sekolah yang telah disepakati bersama.
3. Potensi dan Kelemahan Internal
Dalam hal ini seorang pimpinan/kepala sekolah harus memperhatikan dan mencermati semua potensi yang dimiliki untuk dapat diberdayakan semaksimal mungkin baik itu potensi tenaga kependidikan, peserta didik, sarana prasarana, sumber daya yang ada, lingkungan dan lain sebagainya, namun jangan lupa disamping potensi biasanya juga terdapat kelemahan / kekurangan yang dimilikinya yang harus menjadi perhatian serius agar nantinya tidak menjadi hambatan dalam mencapai sasaran yang telah disepakati bersama.
4. Potensi dan Tantangan Eksternal
Potensi eksternal harus menjadi bagian penting dalam menentukan sasaran mutu dan kebijakan mutu. Pimpinan/kepala sekolah bersama-sama stafnya harus mampu mengidentifikasi semua potensi eksternal yang dapat mendukung pencapaian sasaran mutu seatu lembaga pendidikan/sekolah baik itu dari kalangan dunia usaha/industri, masyarakat, instansi terkait dan sebagainya.
Disamping potensi juga biasanya terdapat tantangan yang datangnya dari luar, yang senantiasa harus menjadi perhatian kita setiap saat. Pimpinan/kepala sekolah bersama-sama staf harus bias memanfaatkan tantangan tersebut menjadi peluang untuk dapat mengembangkan suatu lembaga pendidikan sekolah dalam hal ini untuk mendukung pencapaian sasaran mutu yang telah disepakati
Jika dalam suatu lembaga pendidikan/sekolah dimana pimpinan/kepala sekolah bersama-sama stafnya bersinergi dan mampu meramu dari 4 aspek di atas menjadi sasaran dan kebijakan mutu, maka bukan tidak mungkin suatu lembaga akan dapat maju dengan pesat
